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ソシオ・マネジメント勉強会第8回 報告書は最強のツール「年次報告書作成」

今年度もあとわずか、今年一年を振り返り、次年度の計画をたてる時期ですね。
ソシオ・マネジメント勉強会第8回目は一年間の事業をまとめる年度報告書を作成しました。

総会資料は作っているけど、写真を入れて一年の事業内容が一目でわかるものを作っている団体は少ないようです。

報告書は最強のツール。
自分たちの事業をよりよく知ってもらうために作成してみます。

目次

1.年次報告書をつくる目的
2.発行までの流れ
3.構成例
4.参考事例
5.参加者の感想

1.年次報告書をつくる目的
年度報告書は「完了届け」として提出するだけでなく、
組織の実績を伝える道具として
②情報の開示資料として 使うことができます。

そのためにも、
報告書を「誰が、誰に対して、どういう目的、場面で使う可能性があるか」を考えておくことが大事です。
伝える相手としては、
「会員」「賛助会員」「寄付者」「連携団体」「行政」だけでなく「地域」も事業内容を知ってもらう相手となります。
コツは企画段階から編集方針を決めておくと楽ですね。

たとえば写真。
行事で写真を撮るときも、報告書に載るイメージをもって、伝わりやすい写真、大きさで撮影することができます。

2.発行までの流れ
①編集方針を決める「誰に、どういう場面で使うか、その目的は何か」

②報告書の体裁と構成を決める。
完了したことを報告するだけでなく、
「目的・目標はどれだけ実現できたか?」
「それはなぜか?」
成果の確認(ふりかえり)と課題と感じること、次年度での改善提案も入れるといいでしょう。

③各ページの具体的なレイアウトを決める。
原稿・写真・図表の配置・原稿の文字数・写真のサイズ

④事業ごと担当者が記事を書く。

⑤活動計算書とともに全体で編集

3.構成例
①表紙:「概要紹介のページ」一年のハイライト、一年間のまとめ、ビジョン・ミッション
②事業の報告:事業ごとの、結果と成果、課題、今後の予定
③情報発信と収集:発行している広報物や取材された記事、アンケート結果や参加者の声
④活動計算書
⑤次年度の予定とお知らせ
⑥団体概要・年表

一年間事業を実施して、「どのような変化があったのか、成果があったのか」をわかりやすく伝えられうように。

4.参考事例
団体の規模や目的にあう事業報告書はないか、探して真似てみるのも良いです。
いくつかの団体を紹介します。

認定NPO法人ブリッジエージアジャパン https://www.baj-npo.org/report.html

認定NPO法人 しずおか環境教育研究会(略称:エコエデュ)
http://www.ecoedu.or.jp/wp/wp-content/uploads/2011/11/20487527f1c069ecec6942ce69333bff.pdf

ちばのWA地域づくり基金
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IIHOE[人と組織と地球のための研究所]http://blog.canpan.info/iihoe/img/AIR18.pdf


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使用した事業報告書オリジナルテンプレートを必要な方は、地域づくりセンターまでご連絡ください。

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5.参加者の感想
いままでは事業ごとの報告書しか作成していなかったので、一目で見えることが良かった。
会計の状況も入れるといいですね。
パンフレットを作成する予定なので、そこに数字などを入れて活動報告書にしてみます。
盛り込み気味になっていることがわかりました。一枚の写真でわかりやすく作成する工夫をします。


52748916_810968012581746_1422267313284972544_n.jpg今年度のソシオ・マネジメント勉強会も次回3月27日(水)でいよいよ最終回。
活動計算書と活動報告書を仕上げます。

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